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결정서ㆍ사건기록 및 심판사무 관련장부의 보존 등에 관한 규칙

[시행 2008. 6. 15.][헌법재판소규칙 제00224호, 2008. 6. 5. 일부개정]


결정서ㆍ사건기록 및 심판사무 관련장부의 보존 등에 관한 규칙


제1조((목적))

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(목적) 이 규칙은 헌법재판소의 결정서·사건기록 및 심판사무관련장부의 보존기간, 보존절차와 방법, 폐기절차 등에 관한 사항을 정함을 목적으로 한다.


제2조((보존기간))

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(보존기간) 결정서·사건기록 및 심판사무관련장부의 종류별 보존기간은 별표와 같다.


제3조((보존기간의 기산))

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(보존기간의 기산)

①사건기록 및 심판사무관련장부의 보존기간 기산일은 사건의 종국, 완결 또는 기입을 마친 날이 속하는 해의 다음해 1월 1일로 한다.

②보존기간을 달리하는 관련서류 등은 그 기간이 긴 것에 따른다.


제4조((보존기간경과 후의 보존))

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(보존기간경과 후의 보존) 헌법재판소장이 역사적 가치가 있거나 특별한 사유에 의하여 보존의 필요가 있다고 판단한 사건기록 및 심판사무관련장부는 보존기간경과 후라 할지라도 그 사유가 존속하는 한 보존할 수 있다.


제5조((완결기록의 정리·인계))

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(완결기록의 정리·인계)

①사건담당부서는 완결된 사건기록을 정리함에 있어서 인계전에 특히 다음 각호의 사항을 조사·검토하고, 오류 또는 탈루한 사항을 보정하여야 한다.

1. 경정결정 등이 있는 경우 결정원본에 그 취지를 부기한 여부

2. 결정정본을 당사자에게 송달한 여부

②담임사무관은 제1항의 조사를 마친 후 지체없이 완결공람 결재를 받아 특별한 사유가 없는 한 사건의 완결 후 1월 이내에 보존담당부서에 사건기록을 인계하여야 한다.


제6조((보존담당부서의 기록조사 의무))

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(보존담당부서의 기록조사 의무)

①보존담당부서가 완결된 사건기록을 인계받은 때에는 보존절차를 취하기 전에 제5조제1항 각호의 사항을 조사하여야 한다.

②제1항의 경우 사건기록에 오류 또는 탈루가 있는 때에는 기록반환부에 등재하고 인계받은 해당기록을 담임사무관에게 반환하여 보정을 구한 후에 다시 인계받아 보존절차를 취하여야 한다.


제7조((기록의 분류 및 정리))

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(기록의 분류 및 정리) 인계받은 사건기록은 「헌법재판소 사건의 접수에 관한 규칙」 제3조에서 정한 사건의 종류(이하 "사건의 종류"라 한다)에 따라 분류한 후 다시 사건완결의 순서에 따라 정리하되, 완결 일자가 같은 사건의 기록은 사건번호순으로 정리한다. <개정 2008.6.5>


제8조((보존과 전산입력))

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(보존과 전산입력) 제7조에 의하여 분류·정리된 사건기록의 보존에 관한 사항을 「헌법재판소 사무관리 규칙」 제3조제12호의 규정에 의한 헌법재판정보시스템(이하 "헌법재판정보시스템"이라 한다)에 입력하여야 한다. <개정 2008.6.5>


제9조((종국결정원본의 편찬))

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(종국결정원본의 편찬)

①보존담당부서는 제6조제1항의 조사를 마친 후 지체없이 종국결정원본을 사건기록에서 분리하여 사건의 종류와 전원·지정재판부의 구별에 따라 사건완결의 순서에 의하여 편찬하고 표지와 목록을 붙인다.

②재심사건에 관한 종국결정원본을 편찬한 때에는 재심대상이 된 사건의 결정원본철목록의 비고란에 붉은 글씨로 재심사건의 사건번호·결정일자 및 결정취지를 기재한다.

③편찬한 종국결정원본은 매년말을 기준으로 하여 다음해 3월 31일까지 제본함을 원칙으로 하되, 사무처장의 명이 있는 경우에는 수시로 제본한다.


제10조((경정결정원본 등의 보존))

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(경정결정원본 등의 보존) 종국결정을 경정 또는 보충한 결정의 원본은 기본된 종국결정원본의 바로 다음에 편찬하여 보존한다.


제11조((사건기록의 보존방법))

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(사건기록의 보존방법)

①제7조에 의하여 분류·정리된 사건기록을 제9조에 의한 절차를 거친 후 보존기간의 구별과 사건완결의 순서에 따라 편성하여 보존상자에 넣어 보존한다. <개정 2008.6.5>

②각 보존상자의 앞면에 순차번호, 사건기록종류, 보존연도, 보존종료연도, 보존기간 및 기록목록을 기재한 표지를 붙여야 한다. <개정 2008.6.5>

③보존상자번호는 헌법재판정보시스템의 해당란에 입력하여 등록한다. <개정 2008.6.5>

[제목개정 2008.6.5]


제12조((보존종료연도 등 표시))

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(보존종료연도 등 표시)

①보존할 사건기록 및 장부에는 그 표지에 붉은 글씨로 보존종료연도를 기재하여야 한다.

②보존상자에 편성된 사건기록에는 그 보존상자의 번호와 순차번호를 표시하여야 한다. <개정 2008.6.5>


제13조((보존기록의 관리))

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(보존기록의 관리)

①보존기록은 구획시정할 수 있는 보존서고에 보관하고, 보존담당과장의 감독하에 담당사무관이 관리하여야 한다. 보존서고의 출입에는 보존담당과장의 허가를 얻어야 한다.

②보존기록을 보존서고 외의 다른 데에 교부 또는 송부하는 때에는 보존기록부책출 입부에 등록하고, 보존상자의 해당 장소에는 그 내용을 기재한 삽지를 삽입하여 놓아야 한다. <개정 2008.6.5>

③제2항의 기록을 반환받은 때에는 보존기록부책출입부에 등재한 후 보존상자의 삽지를 제거하고 원상복구조치를 취한다. <개정 2008.6.5>

④보존담당과장은 매월말 보존기록부책출입부를 검열하고 송부 또는 교부된 지 3개월이 넘는 기록의 반환을 독촉하여야 한다.


제14조((열람 및 복사))

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(열람 및 복사)

①사무처장은 보존중인 결정서·사건기록 및 심판사무관련 장부(이하 "보존문서"라 한다)에 관하여 법원·검찰청 등 다른 국가기관이나 당사자 또는 이해관계를 소명한 자의 열람 또는 복사의 신청이 있는 때에는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 이를 허가할 수 있다. <개정 2008.6.5>

②헌법재판소법 제39조의2제3항의 규정에 따라 심판이 확정된 사건기록의 열람 또는 복사를 신청하는 경우 열람 또는 복사를 신청하는 이유와 그 범위를 적은 서면으로 하여야 하며, 이를 허가한 경우 신청인으로부터 별지서식에 따른 서약서를 수령하여야 한다. <신설 2008.6.5>

③제1항 및 제2항의 규정에 의한 보존문서 등의 열람 또는 복사는 일정한 장소에서 상당한 감시하에 이를 하게 하여야 한다. <개정 2008.6.5>


제15조((마이크로필름 등에 의한 보존))

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(마이크로필름 등에 의한 보존)

①보존문서 중 헌법재판소장이 필요하다고 인정하는 문서는 마이크로필름 또는 광디스크에 이를 수록하여 보존할 수 있다.

②제1항의 규정에 의하여 보존문서를 수록한 마이크로필름 또는 광디스크는 당해 문서가 폐기된 경우에 한하여 이를 보존 중인 문서로 본다.


제16조((보존기간 경과기록의 폐기))

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(보존기간 경과기록의 폐기)

①보존기간이 경과한 사건기록과 부책은 다음해 3월 31일까지 폐기절차를 행한다.

②제1항의 경우에 보존담당과장은 폐기할 사건기록 및 부책의 목록을 작성하여 헌법재판소장의 인가를 받아 폐기절차를 밟는다.

③보존기간이 준영구인 사건기록은 헌법재판소장이 당해 기록을 더 이상 보존할 필요가 없다고 인정하는 경우에는 이를 폐기할 수 있다.

④보존문서(보존기간이 영구·준영구인 문서를 제외한다)가 제15조제1항의 규정에 의하여 마이크로필름 또는 광디스크에 수록된 때에는 당해 문서의 보존기간에 불구하고 이를 폐기할 수 있다.

부칙

부 칙<헌법재판소규칙 제171호, 2005. 3. 11.>
부 칙<헌법재판소규칙 제224호, 2008. 6. 5.>

별표/서식

[별표 ] 결정서·사건기록 및 심판사무관련장부의 종류별 보존기간

[별지 서식] 서 약 서